Gestion des documents

Dans toute organisation, on constate souvent une grande perte d'information.

Cette information, de plus en plus présente et sous forme de documents de plus en plus diversifiés, devient  difficile à gérer, et est souvent difficile à retrouver.
Le temps passé à rechercher ou reproduire un document peut avoir d'importantes conséquences pour l'entreprise et a aussi un coût.

Aujourd’hui, il est essentiel de bien savoir gérer l’information qui circule au sein de l'entreprise. 
Une bonne gestion de ses documents peut être un véritable atout et un facteur de succès !

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Quelques chiffres :

  • Le volume d'enregistrements électroniques croît de 70% / an
  • Sans GED au moins 20% des documents restent inaccessibles  
  • 7,5% sont définitivement perdus, 3% mal classés
  • Chaque employé passe en moyenne 1h/jour à chercher des documents
  • 40% de ces recherches demeurent infructueuses
  • La moitié des employés consacrent plus de 1h30/jour à classer et traiter ses courriels
  • Ils envoient et reçoivent 133 mails/jour

D’où la question : Comment pallier à toutes ces difficultés/désagréments ?

 

La gestion électronique des documents (GED) répond à cette question.

  • La GED est un procédé informatisé qui par un système d'acquisition, de classement, de stockage, d'indexation et de consultation permet d’organiser et de gérer les documents dématérialisés au sein d'une organisation.
  • La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échange d'informations.
  • La GED apporte un gain de temps considérable, grâce à l’indexation et permet aussi de faire des économies grâce à la numérisation qui limite la quantité de papier utilisé.
  • La GED s'adapte à chaque entreprise pour répondre au mieux aux besoins de ses utilisateurs et leur faciliter le quotidien.

 

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